Pozwala ona na łatwe i efektywne dotarcie z zaproszeniem do badania (przez wyświetlenie go po zalogowaniu się do USOSweb) do dokładnie określonej zbiorowości studentów (np. studentów określonego wydziału, roku itp.). Poprawia to poziom realizacji badania (czyli zwiększa odsetek osób z zakładanej próby/populacji, które biorą udział w badaniu) i jednocześnie nie dopuszcza do badania osób spoza grupy, do której kierowana jest ankieta. Dodatkowo sposób anonimizacji wyników ankiety daje badanym gwarancję, iż ich odpowiedzi nie zostaną przypisane do ich osoby.

Badania sondażowe są jednak tylko jedną z wielu dostępnych metod badań ilościowych, których celem, ogólnie rzecz biorąc, jest pokazanie skali rozmaitych zjawisk społecznych. Zdecydowanie ciekawszym, a jednocześnie mniej znanym sposobem wykorzystania USOS w badaniach społecznych, jest wykorzystanie informacji zgromadzonych w jego rejestrach.

USOS oraz stowarzyszone z nim serwisy, takie jak Internetowa Rejestracja Kandydatów czy Archiwum Prac Dyplomowych, zawierają pełną informację na temat trajektorii studiowania, tj. ścieżki edukacyjnej każdego ze studentów – od wyników maturalnych kandydata, przez zachowania w czasie rekrutacji (rejestracja na studia, ostateczny wybór kierunku studiów po zakwalifikowaniu się), dalej przez oceny z egzaminów, urlopy, stypendia, wyjazdy zagraniczne aż po dyplom. Dzięki danym z USOS można odtworzyć pełne trajektorie studiowania. Oparcie badań na danych zawartych w rejestrach wiąże się z wieloma korzyściami.

Jedną z najoczywistszych, choć niekoniecznie najważniejszą,  jest znaczna redukcja kosztów badania. Dane w rejestrach, w tym w USOS, zbierane są przez administrację w ramach jej obowiązków statutowych, niezależnie od prowadzonych badań. Badacz nie musi zatem ponosić kosztów ich zbierania. Nie oznacza to, że korzystanie z danych pochodzących z rejestrów administracyjnych nie wiąże się z żadnymi kosztami. Dane gromadzone przez administrację muszą zostać przetworzone tak, aby bardziej odpowiadały potrzebom badaczy. Na podstawie spisu ocen trzeba stworzyć spis studentów, których atrybutami są oceny z poszczególnych przedmiotów. USOS bowiem nie jest zwykłą prostokątną tablicą z danymi, ale serią powiązanych ze sobą tablic zawierających różne spisy (ocen, osób, zdarzeń itp.). Zmienne statystyczne, nadające się do analiz,  muszą zostać wpierw wyliczone na podstawie tych spisów.

Kolejną zaletą badań opartych na rejestrach jest brak konieczności prowadzenia badań reprezentacyjnych, tj. takich,  w których badana jest tylko próba wylosowana z interesującej badaczy populacji. Ze względu na koszty badania sondażowe prawie zawsze prowadzone są na próbach, a nie na całych populacjach. W rejestrach gromadzone są informacje o wszystkich obiektach, więc jest możliwe objęcie ich badaniem. Ma to bardzo poważne konsekwencje dla badań.

Wyniki badań reprezentacyjnych obarczone są z zasady pewnymi błędami losowymi, przez co wyniki odbiegają od rzeczywistości. W badaniach wyczerpujących (czyli obejmujących wszystkie obiekty badanej populacji) ten problem nie występuje.

Dysponując danymi na temat populacji, można badać także małe podgrupy. Na Uniwersytecie Warszawskim przykładem byliby studenci kierunków takich jak muzykologia lub hungarystyka, na które rocznie przyjmowanych jest nie więcej niż kilkanaście osób. Gdyby losowana była próba z ogółu studentów, to szansa znalezienia się w niej studentów ze wspomnianych kierunków byłaby niewielka.

Równie ważnym argumentem za wykorzystaniem danych pochodzących z rejestrów jest rzetelność danych. W badaniach sondażowych poważnym problemem może być niechęć badanych do udzielania informacji lub niepamięć. Bardzo trudno sobie wyobrazić absolwenta, który potrafiłby wymienić wszystkie oceny, jakie uzyskał w trakcie nauki na UW. Można się też spodziewać, że niektórzy będą próbowali zataić pewne wydarzenia z okresu studiów.

Naturalnie, wykorzystanie danych z rejestrów w badaniach społecznych ma także wady. Poza wcześniej wspomnianą koniecznością obróbki danych należy wymienić brak możliwości zbadania opinii. Możemy sprawdzić, że student dostał 5 ze statystyki, ale nie dowiemy się, czy uważa statystykę za przedmiot ciekawy, trudny itd. Opierając się na rejestrach, badacz w praktyce skazany jest na wykorzystanie wyłącznie informacji zawartych w rejestrze. Z rejestrów uczelni dowiemy się, na przykład, do jakiego liceum chodził student, ale nie dotrzemy już do informacji dotyczących wykształcenia rodziców, czy jego sytuacji materialnej, które mogłyby być przydatne w badaniach ruchliwości społecznej.

Pierwsze badania oparte na rejestrach prowadzone przez Pracownię Ewaluacji Jakości Kształcenia UW dotyczyły rekrutacji na studia. Z badań tych płyną wnioski istotne z punktu widzenia osób ubiegających się o przyjęcie na studia. Powszechnie jako wskaźnik popularności kierunku oraz trudności dostania się na studia wykorzystuje się liczbę kandydatów przypadających na jedno miejsce. Miernik ten nie uwzględnia zupełnie intencji podjęcia studiów. Większość kandydatów dokonuje rejestracji na więcej niż jeden kierunek. Druga rejestracja ma być zabezpieczeniem na wypadek niepowodzenia w rekrutacji na najbardziej preferowany kierunek. W efekcie na wielu kierunkach, które często były wybierane jako awaryjne, znaczna część osób zakwalifikowanych nie podejmuje studiów. Na zwolnione przez nich miejsca mogą zostać zakwalifikowane osoby z niższych miejsc na listach rankingowych. Okazuje się, że na kierunkach o wysokiej liczbie kandydatów przypadających na miejsce odsetek zakwalifikowanych kandydatów, czyli stosunek liczby zakwalifikowanych do liczby kandydatów, jest większy niż na niektórych kierunkach, gdzie liczba kandydatów nie przewyższała znacząco liczby miejsc.

Dokładniejsza analiza zachowań kandydatów pokazuje, że w czasie rekrutacji na studia pierwszego stopnia i jednolite magisterskie zachodzą zjawiska autoselekcji kandydatów. Kandydaci na studia na UW to osoby o ponadprzeciętnych wynikach maturalnych. Osoby o niższych wynikach maturalnych rzadko próbują ubiegać się o przyjęcie na studia na UW, a jeśli się już na to zdecydują, to wyraźnie częściej niż pozostali kandydaci decydują się na mniej oblegane studia. Można także obserwować bardzo wyraźne różnice między wynikami maturalnymi kandydatów na różne kierunki. Nie chodzi tylko o to, że kandydaci na informatykę uzyskali wyższe wyniki z matury z matematyki niż osoby ubiegające się o przyjęcie na polonistykę. Różnice można obserwować także między kierunkami należącymi do tej samej dyscypliny. Okazuje się przy tym, że kierunki, na które kandydują najlepsi kandydaci, niekoniecznie są najbardziej oblegane w sensie liczby kandydatów na jedno miejsce. Doskonałym przykładem na UW jest kierunek prawo. Jest to kierunek o dość przeciętnej liczbie kandydatów przypadających na jedno miejsce. Przeciętne wyniki maturalne kandydatów są jednak dużo wyższe niż wśród kandydatów na kierunki o podobnych wymaganiach rekrutacyjnych. Większość zakwalifikowanych na kierunek prawo podejmuje studia, w związku z czym nie ma potrzeby zakwalifikowywania dodatkowych osób. Szansa zostania zakwalifikowanym jest więc mała. Dodatkowo o wysokiej pozycji kierunku prawo na liście preferencji kandydatów na studia świadczy fakt, że jeśli kandydat dostanie się na dwa kierunki na UW, to prawie zawsze wybiera kierunek prawo.

Korzyścią płynącą dla uczelni z analiz rejestrów jest m.in. możliwość oceny wartości prognostycznej procedur rekrutacyjnych. Łącząc informacje na temat wyników rekrutacyjnych oraz wyników na studiach, można zbadać, czy wynik z rekrutacji dobrze przewiduje oceny na studiach, a więc czy selekcjonując kandydatów, uczelnia faktycznie wybiera osoby, które mają największą szansę odniesienia sukcesu w studiowaniu.

Badania oparte na rejestrach nie muszą ograniczać się do wykorzystania informacji pochodzących tylko z jednej instytucji. Połączenie informacji z różnych rejestrów stwarza zdecydowanie większe możliwości. Pracownia prowadzi obecnie prace nad metodą łączenia informacji na temat przebiegu studiów pochodzących z USOS z informacjami na temat karier zawodowych, które pochodzą z rejestrów Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Chodzi o to, aby w sposób bezpieczny i gwarantujący anonimowość móc prowadzić badania nad związkiem sukcesu edukacyjnego z sukcesem na rynku pracy.

Dzięki tego typu badaniom można by uzyskać rzetelne odpowiedzi na pytania takie jak:

• Po których studiach absolwenci znajdują zatrudnienie?
• Jak długo absolwenci muszą szukać pracy?
• Jak dużo się zarabia po różnych kierunkach studiów?
• Jakie przedmioty na studiach są najsilniej powiązane z sukcesem na rynku pracy?

Odpowiedzi na te pytania będą stanowiły ważny element ewaluacji jakości kształcenia na uczelni. Kandydatom i studentom pomogą w wyborze ścieżki edukacyjnej.

Potencjał badań opartych na informacjach z rejestrów nie ogranicza się tylko do, skądinąd ważnych, badań losów absolwentów szkół wyższych. Na podstawie informacji zbieranych przez różne instytucje w Polsce można także prowadzić wiele innych badań,  np.

• bardzo precyzyjne analizy pełnych ścieżek edukacyjnych i uwarunkowań doświadczeń edukacyjnych i zawodowych,
• badania kosztów i skuteczności różnych terapii,
• analizy ruchliwości społecznej,
• badania uwarunkowań losów bezrobotnych.

Badania opierające się na informacjach z rejestrów są powszechnie prowadzone w krajach skandynawskich, będących w ścisłej światowej czołówce pod względem innowacyjności. Warto również w Polsce stworzyć możliwości badań wykorzystujących to cenne źródło informacji. Projekt Uniwersytetu Warszawskiego jest ku temu pierwszym krokiem.